المنهج المطور-اساسيات السكرتاريا واعداد المراسلات والتقارير

يطلق لفظ السكرتارية على جميع الأعمال الخاصة بإنجاز كافة الأعمال المكتبية المتمثلة في: إعداد وكتابة الخطابات والمذكرات، وتنظيم حركة البريد الوارد والصادر، وتلقي المكالمات الهاتفية وتنظيم وإدارة مواعيد المدير، وحفظ الملفات والمستندات، ومقابلة الزائرين للوحدات التي يعملون بها، وتنظيم إجراءات الاجتماعات الخاصة بالعمل. أو تعرف بأنها: تشمل الأعمال الخاصة بجمع وتحليل وحفظ وتشغيل المعلومات وتزويد متخذ القرار على أي مستوى بها ليتمكن من اتخاذ القرار الصحيح. يتفق معظم رجال الإدارة على أن شاغل هذه الوظيفة يعتبر المساعد الأيمن والعين البصيرة للمدير وأحيانًا يطلق على شاغل هذه الوظيفة كاتم الأسرار أو أمين سر نظرًا لطبيعة عمل هذه الوظيفة وضرورة توافر صفات وأخلاقيات خاصة في شاغليها أهمها حفظ الأسرار. يرى رجال الإدارة أن نجاح شاغل وظائف السكرتارية يعتمد أولًا على التوافق التام بين طبيعة الوظيفة وشاغليها.

وبالنسبة لفئات وظائف السكرتارية فقد تم تصنيفها من قبل جمعية الإدارة (AMs) إلى ثلاث فئات، إلا أنه ومهما يكن مسمى وظيفة السكرتارية فمن المتفق عليه أن هذه الوظيفة تستمد أهميتها من مسؤوليتها المباشرة عن إدارة وتنفيذ الأعمال المكلفة بها والتي تتضمن العديد من الأعمال الهامة والضرورية لإنجاز الأعمال بأي منشأة ابتداءً من تلقي البريد الوارد للمدير وعرضه في الوقت المناسب وتلقي التعليمات في شأنه وتنفيذها بدقة، وحتى التأكد من تصدير المراسلات الصادرة والقيام بأعمال الحفظ والأرشيف للملفات وتسجيلها ليسهل مهمة استرجاعها وطلبها في الوقت المناسب والمعلومات الكافية لاتخاذ القرار الصحيح.

ومهما يكن من أمر فإن من المفيد الاطلاع على ما ورد في هذا الكتاب في مجال السكرتارية مليئًا بالمنهج المطور في أساسيات السكرتارية وإعداد المراسلات والتقارير وذلك حسب المنهاج المقرر من المؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني. وهذه إضاءة على أهم المحاور التي تم تناولها والتي بحثت في: المفاهيم الخاصة بأعمال السكرتارية، السلوك الوظيفي ومهارات الاتصال الخاصة بالسكرتارية، تطوير مهارات العمل المكتبي، استخدام الحاسب في الأعمال المكتبية، تنظيم وإدارة المكاتب، المراسلات الإدارية والتقارير (الخصائص، المواصفات، الأنواع) وأخيرًا تنظيم المحفوظات واسترجاعها.